Améliorer la gestion de ses objectifs avec la méthode Kanban

méthode Kanban
Dans les années 50, Toyota, la célèbre entreprise japonaise, met au point une méthode qui vise à améliorer sa production tout en permettant de mieux gérer le temps et les imprévus. Cette méthode est nommée Kanban, du nom des étiquettes que les équipes collent sur un tableau. Ce dernier permet une meilleure répartition des tâches et une parfaite visibilité de ce qui est déjà fait ou reste à faire. Reprise aujourd’hui, cette méthode permet aux entrepreneurs qui la choisissent d’améliorer leurs objectifs et de limiter considérablement le travail en cours.

Kanban : comment ça marche ?

La méthode Kanban est un système basé sur la demande plus que sur l’offre.

Elle offre une grande réactivité face aux imprévus et permet d’avoir une bonne vision, à tout moment, de ce que font les salariés ou les collaborateurs de l’entreprise.

Comment se met-elle en place ? Cette méthode est très visuelle. Elle utilise un tableau sur lequel l’on vient coller des étiquettes. Aujourd’hui, il existe une version numérique, à travers différents logiciels, de ce support, mais il peut être intéressant d’en conserver un physique dans l’entreprise.

Cette méthode fait partie de ce que l’on nomme les méthodes agiles. Elle est aussi connue que la méthode Scrum. Elle permet de mieux gérer les tâches entre les membres d’une même équipe. Elle favorise une meilleure organisation et une plus grande responsabilisation de chacun.

C’est la grande force de cette méthode. Grâce aux étiquettes collées sur le tableau, tous les membres de l’équipe savent ce qu’ils ont à faire et où en sont les autres. Si un imprévu survient, il s’ajoute naturellement aux travaux en cours et une tâche moins urgente se retrouve dans la colonne des projets à prévoir.

La communication entre les employés passe mieux. Les blocages se repèrent et sont traités rapidement. Les urgences sont prises en charge immédiatement. Cette méthode peut s’appliquer à une équipe ou être utilisée pour un projet solo.

Une méthode adaptée à toutes les entreprises ?

Cette manière de faire convient-elle à tous les types d’entreprise ? Elle s’adapte parfaitement aux sociétés qui travaillent de la façon suivante :

  • Le client passe une commande.
  • Le fournisseur fait ce qu’il faut pour répondre à cette commande.

Pour elles, cette méthode possède de solides avantages. Elle évite la surproduction et ne génère donc pas d’invendus. Elle limite aussi les coûts liés au stockage. Elle favorise l’amélioration des processus de travail et permet la correction rapide des défauts.

Elle ne convient pas, cependant, dans les secteurs où il existe de fortes variations dans les arrivées des commandes. Les entreprises qui ont besoin d’avoir des stocks pour répondre rapidement à certaines demandes ne trouvent pas leur compte avec cette façon de faire japonaise. Elle ne prévoit, en effet, aucun stock.

Améliorer ses objectifs avec un tableau Kanban

Le tableau Kanban répond à une problématique récurrente dans l’organisation du travail en entreprise : savoir qui doit faire quoi et quand. Il s’appuie sur un support très visuel. C’est l’un des gros avantages de cette méthode. La plupart des informations sont mieux comprises et retenues par le cerveau humain lorsqu’elles passent par la vision.

Ce tableau est un outil intéressant dans les sociétés où les employés doivent souvent changer de contexte de travail et jongler entre divers projets. Il l’est également lorsque l’on a besoin de clarifier les priorités ou lorsque l’on doit commencer de nouvelles tâches avant d’en avoir fini d’autres.

Ce tableau est réparti en trois colonnes :

  • À faire
  • En cours
  • Fait

Ce système permet dans les faits de gagner beaucoup de temps. Il met en évidence les travaux qu’il est urgent d’accomplir et ceux qui peuvent attendre. Les employés savent à quelle tâche ils doivent s’atteler et y passent plus de temps. Ils ne se demandent plus quoi faire ou n’essaient plus de faire plusieurs choses en même temps. Ils deviennent progressivement plus productifs.

Grâce à cette méthode de travail, on crée ce que l’on appelle un workflow. Qu’est-ce que c’est ? Il s’agit d’étapes successives de travail qui permettent d’éviter les surcharges et rendent visible très clairement ce qui doit être fait. C’est un véritable travail de planification, mais qui doit rester simple. Tout se base sur le postulat que l’on réussit mieux à faire une activité à la fois plutôt que plusieurs simultanément. Un autre mantra de ce système est qu’une action importante ne doit jamais devenir urgente.

Un autre intérêt de cette manière de faire est qu’elle se décline à l’infini. Il est toujours possible d’intégrer un tableau à un tableau et donc d’affiner et de répartir encore plus efficacement le travail à faire. C’est pour cette raison qu’il existe aujourd’hui des logiciels qui permettent de déployer facilement cette façon de faire en entreprise.

Il est également possible de l’appliquer si l’on travaille seul. Elle permet de créer une très bonne autodiscipline, gage de réussite, notamment lorsque l’on est autoentrepreneur.

Où se former ?

Comme d’autres, la méthode mise au point par Taiichi Ohno, demande quelques petits réglages et une bonne compréhension. Mal appliquée, elle se révèle très peu performante pour améliorer ses objectifs. Il est ainsi fortement conseillé de se former.

On peut trouver de nombreuses formations à ce sujet que ce soit en ligne ou via des centres de formation. Pour sélectionner la meilleure, le mieux reste de faire confiance au bouche-à-oreille et de se renseigner auprès des sociétés de son secteur.

Faire appel à un coach d’entreprise, spécialisé dans cette méthode, peut, par ailleurs, être une bonne idée. Son approche est souvent bien plus pratique que théorique. Il se déplace et met les employés en action, ce qui peut représenter un véritable plus.